Jaké jsou hlavní výhody využívání podnikového informačního systému?

Většina středně velkých firem využívá pro usnadnění a zpřehlednění procesů ve firmě nějaký podnikový informační systém (ERP). Nejčastěji v něm evidují účetní doklady (faktury, pokladní doklady), výrobní doklady (výrobní dokumentaci a příkazy, záznamy o odvedené práci na zakázkách) nebo skladové doklady (příjemky a výdejky). Používání podnikových informačních systémů má hned několik výhod. Dokumenty mohou být díky ERP systému na jednom místě, je možné s nimi snadno a rychle pracovat, vyhledávat je, zobrazovat i přeposílat.
Využíváte všech výhod svého podnikového informačního systému ve firmě? Není to nic složitého ani nákladného. Přečtěte si celý článek od odborníků z COM Group a využijte potenciál svého informačního systému na maximum.

Rychlý přístup k datům díky podnikovému informačnímu systému

Hlavní výhodou elektronické verze dokumentů je, že v případě potřeby nemusíte podklady shánět napříč celou firmou po šanonech, stolech a počítačích. Vše najdete na jednom místě, rychle a přehledně během pár kliknutí.

Podle úrovně udělených přístupových práv zaměstnanci vidí pouze to, co vidět mají. Na první pohled je z informačního systému zřejmé, u koho se dokument “nachází”, kdo se k podkladům nevyjádřil nebo zda byl dokument vůbec předán. Zabráníte tak neustálým výmluvám, že práce stojí kvůli nedodání podkladů.

Další nespornou výhodou je zastupitelnost zaměstnanců. I v případě nemoci či absence je možné se k informacím rychle a snadno dostat a následně delegovat úkoly v rámci kolektivu.

Ovlivnilo období koronaviru využívání podnikových informačních systémů ERP? 

Období koronaviru opět přispělo k zamyšlení se manažerů nad fungováním vnitřních procesů v jejich společnostech. Aby mohl kvalitně a stabilně fungovat home office, musejí být zaměstnanci schopni využívat vhodné technické vybavení, kam podnikové informační systémy bezpochyby patří.

Velmi důležitou roli hraje i to, v jaké míře společnost využívá možnosti daného systému. Zaměstnanci, kteří používají podnikové informační systémy jsou zvyklí nejčastěji zvyklí:

• nepřenášet papíry z kanceláře do kanceláře, ale využívat například elektronické předávání dokladů, schvalování, vyjadřování se k dokumentům (Workflow)
• využívat online úkolování / připomínkování
• využívat elektronický kalendář – sdílení údajů s kolegy, plánování hromadných akcí (například reklamní a marketingové kampaně)
• zasílat elektronické faktury ve formě pdf, isdoc, edi emailem
• využívat elektronický podpis a datovou schránku pro komunikaci se státní správou

Bezpapírová, tzv. “chytrá kancelář“ šetří nejen životní prostředí, ale také úložné prostory v kancelářích, peníze za spotřebovaný papír i tisk a čas všech zaměstnanců.

Zrychlete svůj business díky digitalizaci

Podstatou digitální firmy není jen převod tištěných materiálů do elektronické podoby. Jde především o proces zefektivnění práce pomocí zautomatizování vybraných procesů. Díky tomu rutinní úkoly provádějí technologie automaticky a zaměstnanci tím ušetří čas, který mohou věnovat klíčovým činnostem podporující úspěšný růst firmy.

Přínosy digitální firmy:

• automatizace procesů – zjednodušení zpracování
• automatizace rozhodování – zvýšení kvality dostupných informací pro rozhodování (přístup k dokumentům na základě oprávnění)
• eliminace papírů
• snížení nákladů (na tisk, opakované kopírování dokumentů)
• zvýšení produktivity zaměstnanců (snadné vyhledávání v dokumentech)
• posílení konkurenceschopnosti
• rychlejší reakce na požadavky a příležitosti na trhu
• získání nových zákazníků, využití nových příležitostí na trhu
• efektivnější sdílení dat napříč organizačními a geografickými útvary – zlepšení spolupráce zaměstnanců na dálku
• šetrnost k životnímu prostředí
• snadné zálohování a tím i zabezpečení dokumentů proti živelným pohromám či krádeži

Komplexní řešení digitalizace firmy

V COM Group vám nabízíme komplexní řešení digitalizace vaší firmy. Zajistíme vše od IT správy přes optimalizace procesů v souladu s nejmodernějšími bezpečnostními standardy.

V případě otázek ohledně podnikových informačních systémů navštivte náš web nebo nás rovnou kontaktujte na telefonním čísle 539 050 447 nebo na emailové adrese info@comgroup.cz. Rádi s vámi probereme možnosti a pomůžeme vám s bezproblémovým zavedením podnikového informačního systému.